Las Unidades de Trabajo:
·
Se definen
como Departamentos
·
Agrupan
actividades
·
Reúnen los
puestos operativos en unidades manejables y relacionadas
·
Aclarar los
requisitos del puesto
·
Deben tener
a los individuos en el puesto adecuado
·
Proporcionan
facilidades al personal y otros recursos
·
Ajustan la
organización a la luz de los resultados del control
Los Procesos persiguen
metas y objetivos específicos. Se conforman de:
- La planeación para
determinar los objetivos.
- La organización para
distribuir el trabajo entre los miembros del grupo para establecer y
reconocer las relaciones necesarias.
- La ejecución por los
miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas.
- El control de las
actividades para que se conformen con los planes.
Arquitectura de procesos
El concepto de arquitectura en general se
remonta hace más de dos mil años atrás: Marcus Vitruvius Maximus Pollio (80 –
10 aC) describió en su obra en 10 libros, llamados “De architectura libri
decem” los principios sobre arquitectura, entre estos:
·
Estabilidad
·
Empleabilidad
·
Simetría
·
Encanto,
belleza
·
Proporción
Estos principios había que seguir de acuerdo
a la misión de lo que había que construir. (Maldonado, 2011)
Una arquitectura de procesos es el diseño de
la estructura de un modelo de procesos, que debe reflejar un modelo de negocio
y su debida configuración de valor.
Podemos resumir que el término arquitectura
se refiere a un todo estructural. Se trata más que el detalle de mostrar la
relación entre las partes en un entorno complejo.
Una arquitectura de procesos debe cumplir con
los siguientes criterios de calidad:
·
Indicar el
alcance del modelo de negocio
·
Indicar el
tipo de encadenamiento
·
Expresar el
concepto o configuración de valor
·
Permitir
ampliaciones o cambios sin alterar el diseño de la arquitectura (estabilidad) (Hitpass, 2012)
Optimización de la arquitectura de procesos y
elaboración del diagrama de roles y actividades
La arquitectura de
procesos, en general identifica que procesos definen una estructura funcional y
se anticipa al proceso mismo, representa el conjunto de Procesos Esenciales de
la empresa, sus interrelaciones entre sí y con algunos Procesos de Soporte y de
Administración.
Para esta Arquitectura
se utilizan los «Diagramas de Arquitectura de Procesos» (PAD – Process
Architecture Diagram, por sus siglas en inglés), dichos diagramas son el
portafolio de procesos de la empresa y una representación o modelado detallado
de las actividades que se realizan en ellos.
Los diagramas PAD son
los responsables de la estrategia de negocios, ya que definen objetivos, metas
y acciones, que deberán estar contemplados en los procesos esenciales de la
organización, asegurando así, que sean considerados en la estrategia de
Tecnologías de Información (TICs), diseñada para soportar dichos procesos.
Con la incorporación de
las TICs contar con una arquitectura de procesos, desde una perspectiva
sistemática es de gran importancia, pues comprende una especificación
conceptual de la estrategia de la empresa sobre la cual se sustentan sus
servicios de información.
La arquitectura de procesos
es un elemento esencial del modelo de negocios de toda organización, en este
trabajo se propone la forma de convertir las relaciones de las unidades de
trabajo de una empresa, en procesos, mediante un Diagrama de Arquitectura
de Procesos (PAD de Primer corte), y utilizando este como marco de referencia
en las tareas de reingeniería o rediseño de los procesos esenciales para lograr
un diagrama mejorado (PAD de Segundo corte).
La conversión de
unidades de trabajo a Procesos es una tarea que requiere primeramente la
comprensión de la estructura de ambos términos.
Los Procesos persiguen metas y
objetivos específicos. Se conforman de:
- La
planeación para determinar los objetivos.
- La
organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo para establecer
y reconocer las relaciones necesarias.
- La
ejecución por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas
prescritas.
- El
control de las actividades para que se conformen con los planes.
Como siguiente
paso se define el elemento que será el intermediario para la conversión de las
Unidades en Procesos el cual se define como, Diagramas de Arquitectura de
Procesos (PAD). Esta es la herramienta de Planeación Interprete de las Unidades
de trabajo y medio de conversión a Procesos.
Los planes se necesitan
para dar a la organización sus objetivos y para establecer el mejor
procedimiento de alcanzarlos. El primer paso de la planeación implica la
selección de metas. Luego puede establecerse objetivos para las sub-unidades,
divisiones, departamentos, etc. Una vez determinados los objetivos, se prepara
programas para alcanzarlos en una forma sistemática la cual será plasmada en
Diagramas de Arquitectura de Procesos (PAD).
Desde luego, al
elegir los objetivos y al desarrollar los programas, la administración toma en
cuenta su viabilidad y si serán aceptables para gerentes y los empleados.
