Administración del tiempo

Definición

La administración de tiempo se concibe como la manera, la habilidad o la destreza de hacer que el uso de este recurso sirva para nuestro beneficio propio y el de nuestro entorno social. Considerado como la administración de sí mismo, ejerciendo un orden y planificación adecuada de las tareas y actividades, coordenadamente con las metas y objetivos propuestos.

Gerencialmente una buena organización del tiempo debe ir sujeta a una buena coordinación del personal de la empresa. Es necesario aprovechar las cualidades individuales de los empleados, procurar que las tareas no se repitan, que exista buena comunicación entre los diferentes departamentos dentro de la empresa.

Antes de actuar es preciso planear la distribución del tiempo en las diferentes tareas o acciones a desempeñar. Para planificar el tiempo bien sea a corto, medio o largo plazo, es ineludible comenzar por:

• Establecer metas y objetivos.
• Identificar las prioridades.
• Conocer herramientas habituales en torno a la organización y planificación de actividades en razón del tiempo, por ejemplo, el uso de anotaciones, llevar una agenda diaria, etc.
• Estar al tanto del ciclo de trabajo y adaptar a éste la planificación de las tareas en tiempo concreto.
• Escoger las estrategias más eficaces para alcanzar los objetivos y las metas propuestas dando mayor importancia a las prioritarias.

Eficiencia

La definición de eficiencia es la relación que existe entre los recursos empleados en un proyecto y los resultados obtenidos con el mismo. Hace referencia sobre todo a la obtención de un mismo objetivo con el empleo del menor número posible de recursos o cuando se alcanzan más metas con el mismo número de recursos o menos. La eficiencia es muy importante en las empresas, ya que se consigue el máximo rendimiento con el mínimo coste.

Tipos de eficiencia

Hay varias clases de eficiencia, que puede ser por costes, ingresos o beneficios:

• Eficiencia por costes: se trata de la capacidad de un objetivo en obtener el menor precio o coste para la mayor cantidad posible de producción.
• Eficiencia por ingresos: consiste en conseguir la mayor cantidad posible de ingresos valorando el costo de los factores y el precio total del artículo para ser comercializado con posterioridad.
• Eficiencia en beneficios: trata de conseguir el máximo beneficio, lo que supone el máximo de ingresos al mínimo coste.

Efectividad

La definición de efectividad en el ámbito de la economía hace referencia al grado de cumplimiento de los objetivos fijados, que puede obtenerse de dividir los resultados conseguidos entre las metas predeterminadas. El resultado sea el grado de cumplimento de la entrega del servicio o producto en el instante en que el cliente lo necesita de verdad.

Cuando hacemos referencia a la efectividad nos referimos a la ejecución completa del proceso que nos da el resultado. No debe confundirse este término con otro muy habitual como es la eficiencia, que se centra en el máximo aprovechamiento de los recursos disminuyendo su coste o el uso y obteniendo los mismos efectos.

Control

El concepto de control es muy general  y puede emplearse como punto central para el sistema administrativo. Por ejemplo, la planeación puede ser imaginada, como medio para lograr el control del comportamiento individual u organizacional. En forma similar, la tarea de organización puede ser constituida de manera que proporcione en medio para el control de las actividades.

La palabra control tiene varios significados y, más específicamente, varios sentidos, que son significativos para el análisis, por ejemplo, significa:

1.       Verificar.

2.       Regular.

3.       Comparar con una norma.

4.       Ejercer autoridad sobre dirigir y ordenar.

5.       Limitar o restringir.

Todas son significativas para la teoría y la práctica administrativa, sin embargo, se dan algunas definiciones. La palabra control es un galicismo que indica la acción o efecto de control. Controlar es un verbo activo que significa:

Examinar y censurar con autoridad suficiente, formando juicio, aprobando o corrigiendo lo que no estuviera en forma o modo debido.

Urgente

Toda persona debería y toda la organización debe tomar decisiones sobre dos tipos de aspectos que debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la atención de lo de lo Importante.

Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno.

Importante

El otro aspecto a integrar es la atención a lo urgente.

Lo urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización o en nuestra vida diaria.