FASES DE PROYECTO

COMO DEFINIR CORRECTAMENTE EL ALCANCE DE UN PROYECTO

Al definir el Alcance del Proyecto elaboramos una definición del producto, servicio

o resultado, que obtendremos con la ejecución del Proyecto.

Definiendo el alcance correctamente evitamos problemas con los entregables del

Proyecto.Como conseguimos una definición muy clara del resultado del Proyecto

nos evitamos muchos problemas. Si todos los actores interesados tenemos claro

que queremos conseguir con el Proyecto todo será más claro y sencillo.

Definimos tanto los entregables como los trabajos necesarios para

conseguirlos.Los directores de proyecto definimos el alcance para conseguir una

descripción detallada, tanto de los entregables del proyecto, como de los trabajos

necesarios para conseguirlos.

Las tareas necesarias para ejecutar el Proyecto.El Project Manager, junto con el

Equipo de Dirección del Proyecto y los actores interesados, confecciona una

descripción pormenorizada de las tareas necesarias para realizar con éxito el

Proyecto. El director del proyecto, tras hacer un análisis del producto que se

pretende obtener con la ejecución del Proyecto, genera alternativas para

conseguirlo.

El alcance del Proyecto puede suponer una negociación.La definición del alcance

del proyecto se alcanza a través de un acuerdo con los stakeholders. Se acuerda

lo que vamos a hacer y cómo vamos a hacerlo, de una forma económicamente

factible y considerando el tiempo que nos llevará hacerlo. Introduciremos toda

esta información en el acta de constitución del Proyecto.

LÍMITES DEL PROYECTO

Según el PMBOK, las restricciones son “el estado, calidad o sentido de estar

restringido a un determinado curso de acción o inacción. Una restricción o limitación aplicable, sea interna o externa al proyecto, que afectará el desempeño

del proyecto o de un proceso“.

Estoy seguro que habrán visto más de una vez el triángulo de la “triple restricción”.

Los limitantes básicos de los proyectos dados por el tiempo, los recursos y el

alcance, corresponden al día a día de las negociaciones con clientes,

proveedores, equipo y stakeholders.

Por lo anterior, es muy importante y mandatorio dejar las reglas e identificar las

restricciones desde el inicio del proyecto. Mejor dicho, desde la conceptualización

o propuesta comercial, si vale el término. Así como los supuestos, las restricciones

tienen un alto impacto en temas como: costos, cronograma, fechas de entrega,

etc.

Las restricciones vendrán dadas en temas como:

 Fecha esperada de entrega del proyecto

 Presupuesto máximo asignado al proyecto

 Cantidad de recursos humanos y técnicos disponibles

 Requerimientos mínimos necesarios y esperados (Alcance)

Con los puntos anteriores se podrán negociar escenarios como:

 Proyecto realizado por etapas (versiona miento)

 Priorización de requerimientos

 Negociación para obtener disponibilidad de recurso humano clave

 “La fecha es lo importante”, entonces prioricemos los requerimientos y

quizá tendremos que revisar el presupuesto.

 “El proyecto debe estar totalmente completo”, entonces revisemos la

fecha para lograr cumplirlo.

 “El presupuesto es inamovible”, entonces no toquemos los recursos pero

seleccionemos los requerimientos principales.

La planificación 

En un primer momento, es básico acotar y tener claro cuál es tu proyecto: definir los objetivos y alcance. Este momento es fundamental; todas las etapas posteriores están condicionadas a lo que se decide en esta situación.

Una vez se tiene claro este punto, se puede iniciar a planificar, paso por paso, las acciones que llevarán a la realización final del proyecto.

Este es el momento en el que se calendarizan, se reparten y se fijan las tareas de cada persona implicada en el proceso. La delimitación de responsabilidades, es un punto al que vale la pena dedicarse.

Existen diversos instrumentos de planificación. Uno de los más conocidos es el diagrama de gantt que muestra la colocación temporal de las actividades planificadas.

Qué es un diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto.

Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo concretas.

Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela y se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de controlar los costes y personal requeridos.

Pasos para elaborar un diagrama de Gantt

1) El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt pasa por hacer una lista de todas las actividades que puede requerir un proyecto. Puede que, como resultado, obtengamos una lista demasiado larga. Sin embargo, a partir de esto definiremos tiempos para la realización de cada tarea, prioridades y orden de consecución. Además, agruparemos las actividades por partidas específicas para simplificar al máximo la gráfica.

2) El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible. Debe transmitir lo más importante, ya que será consultado con frecuencia. Las personas implicadas en el proceso deben quedarse con una idea clara de lo que está sucediendo en un momento concreto del proceso.

3) Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión más detallada para la persona que ejecuta el proyecto. Gracias al diagrama de Gantt, es posible una monitorización clara del progreso para descubrir con facilidad los puntos críticos, los períodos de inactividad y para calcular los retrasos en la ejecución. De este modo, ayuda a prever posibles costes sobrevenidos y permite reprogramar las tareas de acuerdo a las nuevas condiciones.

4) Finalmente, cabe decir que por su sencillez, facilidad de uso y bajo coste se emplea con mucha frecuencia en pequeñas y medianas empresas.

¿Qué es el cierre del proyecto?

Es el último Proceso del Ciclo de Vida de un Proyecto, en él se incluyen los procesos necesarios para finalizar el trabajo definido, verificando que todos los entregables cumplen sus objetivos.

procesos para el cierre de proyecto 

Según el PMBOK el cierre de proyectos incluye dos procesos:

1. Cerrar el proyecto o la fase del proyecto

2. Cerrar las adquisiciones

1. Cerrar el proyecto o la fase del proyecto 

•      Terminación de los detalles técnicos faltantes.

•      Auditoría de los trabajos para asegurar que están completos.

•      Transferencia del producto, servicio o resultado final.

•      Actualizaciones de los documentos del proyecto

•      Transferencia oportuna de los recursos.
2. Cerrar las adquisiciones

Este proceso contiene:

•      Auditorías de las adquisiciones.

•      Acuerdos negociados.

•       Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.

•      Informes de Cierre

 Informe de Cierre de proyecto 

Incluye una evaluación global del desarrollo del proyecto, con el fin de reflejar la calidad y grado de satisfacción.

Además, se recogerán las experiencias positivas y negativas para que sirvan de ayuda en situaciones futuras.

Leer más en:

http://www.oeies/blog/embacon/2014/04/29/las-5-fases-en-gestion-de-proyectos

https://www.uv-mdap.com/blog/como-definir-el-alcance-de-un-proyecto

https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2016/11/consideraciones-a-tomar-en-cuenta-al-cerrar-un-proyecto/

REUNIÓN VIRTUAL EN HANGOUTS PARA EL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

Hangouts es una aplcación de mensajeria multiplataforma desarrollada por Google Inc.​ Se creó para sustituir los servicios Google talk, Google+ Messenger, unificando todos estos servicios en una única aplicación

Hangouts de Google permite iniciar una conversación mediante un chat de un máximo de 10 personas.

Las múltiples ventajas que ofrecen las videoconferencias son:

1.      Reducción de costos

2.      Mayor número de comunicaciones

3.      Mejor seguimiento de proyectos con el cliente

4.      Mejor seguimiento de proyectos con colaboradores empleados

5.      Mayor toma de decisiones

Reducción de costos

Una de las ventajas evidentes para utilizar las videoconferencias es la reducción de costes de desplazamientos y viajes. Sin duda, muchas reuniones pueden realizarse a distancia sin necesidad de utilizar tiempo ni dinero en desplazarse.   

Mayor número de comunicaciones

La comodidad que supone utilizar alguna de las herramientas de videoconferencias del mercado hace que, cualquier persona, tenga la posibilidad de comunicarse  de forma muy ágil. A su vez esto permite que se incrementen el número de comunicaciones, siempre que sean necesarias.

Mejor seguimiento de proyectos con el cliente

Los clientes siempre valoran el seguimiento que hagamos de sus proyectos o relaciones profesionales que tengamos. Con las videoconferencias, la distancia no es un problema para poder hablar cara a cara de forma frecuente con el cliente, aportando un seguimiento adecuado y transmitiendo mucha más cercanía mediante los encuentros virtuales. Sin duda, en muchos casos puede convertirse en una gran herramienta para fidelizar y mejorar la satisfacción del cliente.

Mejor seguimiento de proyectos con colaboradores empleados

Lo mismo ocurre con los proyectos que llevamos a cabo con profesionales de la empresa que están des localizados, en otros lugares que no sean la sede central. La posibilidad de poder reunirnos con ellos mediante soluciones de videoconferencias permiten una mejor relación con el profesional, un seguimiento más adecuado de proyecto y una sensación de mayor cercanía respecto al proyecto.

Mayor toma de decisiones

Habitualmente, la toma de decisiones  se produce en una reunión presencial, dado que deben intervenir varias personas. El uso de las vídeo llamadas ha hecho que, también durante las mismas, se puedan tomar decisiones. La posibilidad de reunir en un mismo espacio a las personas implicadas en la decisión es esencial para que se pueda llegar a acuerdos firmes de forma más ágil que si tenemos que dar con una reunión presencial de todos los miembros, con desplazamientos/viajes y más dificultades de agenda asociadas.

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METODOLOGÍA DE APRENDIZAJE BASADA EN PROYECTOS

ROLES Y ACTIVIDADES

Los roles son funciones que le son atribuidas a una persona para que, en determinadas situaciones o circunstancias, actúe o se comporte de acuerdo a un conjunto de pautas, en satisfacción de una serie de expectativas.

Los roles dependen del tipo de proyecto a desarrollar.

para saber más sobre roles y actividades pueden consultar las siguientes direcciónes:
http://www.redalyc.org/html/3604/360433560012/

https://www.significados.com/rol/

PROYECTOS

Un proyecto es un conjunto de actividades relacionadas entre sí por perseguir un objetivo en común, en un periodo de tiempo determinado y bajo unos requerimientos específicos.

Los proyectos son únicos y como tales están formados por un equipo de colaboradores que ejecutará las actividades del mismo con unos recursos necesarios y disponibles.

Existen diferentes tipos de proyectos y estos tienen fases que se deben de seguir para que sea exitoso este. 

Link relacionados:

https://www.obs-edu.com/int/blog-project-management/administracion-de-proyectos/tipos-de-proyectos-y-sus-principales-caracteristicas

http://lema.rae.es/damer/?key=proyecto

BITÁCORAS 

La bitácora es una memoria de papel. Es el diario de sus experiencias.  La componen los escritos, dibujos, datos y recortes de todo lo que quieran o necesiten recordar, organizar y analizar. Si ya iniciaron su proceso de investigación y aún no están construyendo su bitácora, llegó el momento de empezar. Es posible que ya hayan empezado a construirla, sin ponerle el nombre de bitácora. También, que ya tengan mucho material para comenzar a llenarla, entonces el primer paso será empezar a recopilarlo. 

Link relacionados:

http://bitacorases.blogspot.com/p/blog-page_17.html

 http://bid.ub.edu/15frang2.htm