Integradora I

Viabilidad de los proyectos

Estudiar la viabilidad de un proyecto permite saber si este realmente aportará los beneficios que se esperan de él. No se trata de una formalidad burocrática, sino de una herramienta para la toma de decisiones estratégica.

El proyecto puede ser grande o pequeño, puede ser una iniciativa de software, una construcción o una mina de grandes dimensiones. Sea cual fuere su tamaño, analizar su viabilidad es incluso más importante que la planificación del mismo.

Para determinar la viabilidad de un proyecto se requiere previamente recopilar la siguiente información:

• Identificar las limitaciones, restricciones y supuestos: por ejemplo, en un proyecto minero se presentan limitaciones geográficas y restricciones medioambientales, lo que conduce a determinar algunos supuestos en términos de costos, estudios adicionales, etc.
• Establecer las oportunidades que se presentan: siguiendo en el caso de un proyecto minero, se debe detectar los volúmenes de mineral que se podría explotar, así como los precios a los que se podrían vender a futuro.
• Definir los requisitos para desarrollar el proyecto: aquí se debe especificar los montos de inversión requeridos, las diversas autorizaciones con las que se debe contar, el número de trabajadores que han de participar en el proyecto, etc.
• Evaluar las distintas opciones: no existe una sola manera de hacer realidad un proyecto. Es importante contar con varias opciones y definir la más eficiente.

La estructura del estudio de viabilidad de un proyecto

Un efectivo estudio de viabilidad de un proyecto debe contar por lo con los siguientes elementos:

• Alcance del proyecto: para definir los límites y evitar desviaciones que alejen de los resultados esperados. Se debe definir el ámbito de aplicación del proyecto en forma clara, concisa y precisa.
  
• Análisis de situación: para identificar las fortalezas y debilidades del proyecto tal como es visto en el momento de su formulación. Se debe emplear como hoja de ruta. Sus conclusiones deben encuadrarse en la planificación y no tomarse como prioridades a resolver inmediatamente.
  
• Definición de requisitos: los integrantes del equipo que formula el proyecto deben aportar para definir todo lo que requiere la implementación del mismo.
  
• Determinación del enfoque: previamente se analiza las distintas opciones de solución a cada problema y se evalúa la idoneidad de uso de las estructuras existentes y de las alternativas.
  
• Evaluación de la viabilidad del proyecto: se examina la rentabilidad del enfoque seleccionado. Se comienza con el análisis del costo total estimado del proyecto. Es importante contar con e análisis de costo de otras opciones, además de la solución recomendada, para así tener una clara comparación económica. Se completa con un programa que muestre la ruta del proyecto, con fechas de inicio y de fin de las actividades. Es importante calcular el costo total del proyecto, lo cual será fundamental para determinar su viabilidad. Finalmente, se añade el análisis del costo/beneficio y de la rentabilidad de la inversión.

Administración de proyectos de TI

Cierre del proyecto

¿El proyecto acaba con la aceptación del último entregable?. Pues lo cierto es que no, una vez se han ejecutado, y aceptado por parte del cliente todos los entregables, aún queda una última cosa por hacer: realizar el cierre del proyecto.

¿Qué es el cierre del proyecto?

Formalmente, el cierre del proyecto es la última de las fases que componen el proceso de gestión del mismo, y aplica tanto al proyecto en su conjunto como a cada una de las fases de su ciclo de vida. De esta forma si tenemos un proyecto que se ejecuta en fases (por ejemplo: proyecto básico, proyecto constructivo, compras, ejecución, etc.), cada una de las fases debe incluir su proceso de aceptación y cierre, ajustado a sus características concretas. Por tanto, aunque el artículo está escrito en referencia al proyecto en su conjunto, lo comentado sería igualmente válido para una fase del mismo.

¿Por qué es importante realizar el cierre del poyecto?

Desde un punto de vista práctico y formal, la finalización de un proyecto significa la finalización de todos los compromisos, tanto con la propia organización como con personas externas a ella:

• Certifica y oficializa que hemos cumplido con el alcance y los compromisos delante del cliente (para lo cual es necesario que antes del cierre se haya realizado la aceptación). Lo que implica que ya no deberemos hacer nada más en relación a este proyecto o pedido, y que cualquier nueva solicitud será tramitada como un nuevo proyecto.
• Libera totalmente al equipo del proyecto, incluido al director del proyecto. Por lo que estos pueden asumir nuevos proyectos.
• Supone el cierre administrativo y financiero de todos los compromisos y derechos adquiridos por el proyecto. Esto incluye el cierre de los contratos con proveedores y cliente, y el cierre financiero del proyecto dentro de la propia organización

Cierre del proyecto por aceptación

Como cualquier proceso, el cierre del proyecto está formado por un conjunto de pasos que deben realizarse para decir que este se ha completado en su totalidad. 

Conseguir la aceptación del proyecto

El veredicto sobre si los entregables han cumplido con el alcance debe ser emitido por el cliente, o el grupo que reciba la responsabilidad si se trata de un Handover. Por tanto el primer paso para iniciar el proceso de cierre es asegurarse de que hemos completado la aceptación externa de los entregables, y que esta aceptación se ha formalizado por escrito. 

Puede ocurrir que esta aceptación sea parcial, o que incluya una lista de puntos abiertos. En este caso, antes de continuar con el proceso deberemos cerrar estos puntos y obtener la aceptación definitiva. Aunque cerrar proyectos con puntos abiertos es algo habitual, si no queda claro que la resolución de estos puntos es responsabilidad del cliente o del siguiente equipo, el proyecto no puede considerarse como cerrado.

Cierre del contrato con el cliente (cierre final del proyecto).

Una vez recibida la aceptación formal del entregable final podemos proceder a facturar el proyecto, o la parte ligada a la entrega final. En este momento debemos autorizar la emisión de las facturas y seguir su pago.

Cierre de los contratos con proveedores.

Recibir la aceptación formal de un entregable implica que los proveedores que haya participado en su ejecución han completado su trabajo. Por tanto debemos también aceptar su trabajo, liberar los últimos pagos y proceder al cierre de los contratos, de acuerdo a los procesos administrativos existentes en la organización.

Liberación del equipo interno.

De igual forma que con los proveedores, el equipo interno que ha participado en el proyecto queda liberado en el momento de que el entregable final es aceptado. A partir de este punto, cualquier implicación adicional debería ser considerada como un nuevo encargo o garantía. Si la organización trabaja con órdenes de trabajo, esta liberación se oficializa con la aprobación y cierre de la orden de trabajo. 

Cierre financiero del proyecto.

Una vez realizados los puntos anteriores es necesario asegurarse de que estos han quedado totalmente reflejados en el estado financiero del proyecto, y en el caso de las facturas, que estas se han pagado o cobrado. Aunque la gestión de impagados no suele realizarla directamente el director del proyecto, el proyecto no puede cerrarse oficialmente hasta que todas las facturas han sido pagadas.

Cierre administrativo del proyecto.

Una vez que se ha liberado el equipo y se ha cerrado financieramente el proyecto (todos los ingresos y gastos están imputados y ejecutados), podemos cerrar el proyecto administrativamente. Esto habitualmente consiste en un proceso interno de la organización que debe ser hecho por el director del proyecto. La importancia práctica de esto es el hecho de informar formalmente a la organización sobre la finalización del proyecto, y el cálculo final de los resultados económicos del proyecto.

Lecciones aprendidas y documentación del proyecto.

Aunque por regla general la mayoría de los directores del proyecto no hacemos esta parte por falta de tiempo, o porque cuando acaba un proyecto ya estamos totalmente metidos en el siguiente, la verdad es que es muy importante para la organización. Las lecciones aprendidas y la documentación permiten ampliar y actualizar la base de datos de la empresa de cara a la planificación de nuevos proyectos, y suponen la base sobre la que trabajar los procesos de mejora.